KI im Backoffice
Rechnungen abtippen, Dokumente suchen, Reports zusammenbauen – Ihr Team verbringt Stunden mit Verwaltungsaufgaben, die kaum Wertschöpfung bringen? KI kann helfen, diese Routinen zu vereinfachen – Schritt für Schritt.
Das Problem
Warum manuelle Verwaltung nicht skaliert
Rechnungen manuell verarbeiten
Rechnungsdaten abtippen, mit Bestellungen abgleichen, ins System einpflegen – pro Rechnung gehen schnell 5–10 Minuten drauf. Bei dutzenden pro Woche summiert sich das.
Dokumentenchaos überall
Verträge im E-Mail-Postfach, Angebote auf dem Laufwerk, Rechnungen im Buchhaltungstool. Niemand weiß genau, wo was liegt – und die Suche kostet jedes Mal Zeit.
Reporting dauert ewig
Monatliche Reports bedeuten: Daten aus verschiedenen Quellen zusammensuchen, in Excel basteln und manuell aufbereiten. Bis der Report fertig ist, sind die Zahlen manchmal schon veraltet.
KI-Ansätze
Drei Hebel für Ihr Backoffice
Kein Mega-Projekt. Diese Bausteine lassen sich einzeln ausprobieren – wir helfen Ihnen, den richtigen Einstieg zu finden.
Automatische Rechnungsverarbeitung
KI liest eingehende Rechnungen, extrahiert die relevanten Daten (Betrag, Rechnungsnummer, Lieferant, Positionen), gleicht sie mit Bestellungen ab und legt sie strukturiert ab. Ihr Team prüft und gibt frei – statt alles von Hand einzutippen.
- Erkennt Rechnungsdaten aus PDFs, Scans und E-Mail-Anhängen
- Gleicht automatisch mit offenen Bestellungen ab
- Markiert Abweichungen zur manuellen Prüfung
- Integrierbar in DATEV, lexoffice oder Ihre bestehende Buchhaltung
Eingehende Rechnung
Bürobedarf Weber GmbH · 3 Seiten
Extrahierte Daten
Beispiel: Automatisch extrahierte Rechnungsdaten
Automatisch kategorisiert
Beispiel: Automatisch kategorisierte Dokumente
Intelligente Dokumentenablage
KI liest eingehende Dokumente, erkennt den Typ (Vertrag, Rechnung, Angebot, Protokoll), extrahiert Schlüsselinformationen und legt sie automatisch am richtigen Ort ab. Ihr Team kann Dokumente per Volltextsuche wiederfinden – auch in gescannten PDFs.
- Erkennt Dokumententyp und weist Kategorien zu
- Macht gescannte Dokumente durchsuchbar (OCR + KI)
- Funktioniert mit Google Drive, SharePoint oder lokalen Laufwerken
Automatisiertes Reporting
KI zieht Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, erstellt Zusammenfassungen und generiert Entwürfe für Reports und Dashboards. Statt stundenlangem Copy-Paste aus verschiedenen Tools bekommen Sie einen Ausgangspunkt, den Sie anpassen und verfeinern.
- Zieht Daten aus CRM, Buchhaltung, Projekttools zusammen
- Erstellt Zusammenfassungen und hebt Auffälligkeiten hervor
- Report-Entwürfe in Minuten statt Stunden
- Ihr Team prüft und ergänzt – KI liefert die Grundlage
Monats-Report · Februar 2026
€ 284k
Umsatz
+12%
vs. Vormonat
47
Neue Kunden
KI-Zusammenfassung:
"Umsatz über Plan (+8%), getrieben durch Projekt X und Y. Offene Posten gestiegen auf € 42k – 3 Rechnungen >30 Tage überfällig. Personalkosten im Budget."
Beispiel: KI-generierter Report-Entwurf
Typische Ergebnisse
Was realistisch möglich ist
Keine übertriebenen Versprechen. Diese Bereiche zeigen, was bei konkreten Projekten im Mittelstand erreichbar war.
5–10 h
Pro Woche eingespart bei Routineaufgaben
80–90%
Weniger manuelle Ablage-Fehler
Min.
Statt Stunden für Report-Erstellung
2–4 Wo.
Vom Start bis zum ersten Ergebnis
Unser Ansatz
Wie wir Sie dabei begleiten
Wir automatisieren nicht alles blind. Sie verstehen am Ende, wie die Lösung funktioniert – und können sie selbst weiterentwickeln.
Analyse
Wir schauen uns Ihre Backoffice-Prozesse, die häufigsten Routineaufgaben und Ihre bestehenden Tools an. Gemeinsam identifizieren wir, wo der größte Quick-Win liegt.
Prototyp
Wir bauen einen funktionierenden Prototyp und testen ihn mit echten Dokumenten und Daten. Sie geben Feedback, wir iterieren – und Sie sehen genau, wie die KI arbeitet.
Übergabe
Sie bekommen alles: den Prototyp, die Dokumentation und das Verständnis. Ihr Team kann die Lösung eigenständig betreiben und anpassen.
Passt das zu Ihnen?
KI im Backoffice lohnt sich, wenn...
Lassen Sie uns über Ihr Backoffice sprechen
Im kostenlosen Kennenlerngespräch schauen wir uns Ihre aktuelle Situation an und zeigen Ihnen, wo KI in Ihrem Backoffice den größten Hebel hat. Unverbindlich, 30 Minuten.